Số hồ sơ yêu cầu chứng thực bản sao trên địa bàn TP.HCM rất lớn, tăng qua từng năm. Năm 2023 là gần 7,8 triệu hồ sơ, còn 7 tháng đầu năm 2024 là hơn 3,1 triệu hồ sơ.
UBND TPHCM vừa có kiến nghị đến Văn phòng Chính phủ và Bộ Tư pháp về việc UBND TP.HCM sẽ không thực hiện dịch vụ công trực tuyến đối với các thủ tục hành chính lĩnh vực chứng thực.
Đồng thời, UBND TP.HCM cũng không thực hiện số hóa hồ sơ, tái sử dụng dữ liệu đối với các thủ tục hành chính lĩnh vực chứng thực. Bên cạnh đó, cũng kiến nghị xem xét sửa đổi các quy định liên quan lĩnh vực chứng thực để thực hiện thống nhất và phù hợp.
Lí do UBND TP.HCM kiến nghị như trên là vì số lượng hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính trên địa bàn TP rất lớn.
Cụ thể năm 2021 là gần 6 triệu hồ sơ, năm 2022 là gần 7,8 triệu hồ sơ, năm 2023 là hơn 7,6 triệu hồ sơ và 7 tháng đầu năm 2024 là hơn 3,1 triệu hồ sơ. Tuy vậy, nhu cầu tái sử dụng kết quả hồ sơ giải quyết đối với thủ tục này trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của TP.HCM chưa cao.
Trong khi đó, việc quản lý hồ sơ giải quyết thủ tục chứng thực bản sao hiện nay phải thực hiện cùng lúc trên sổ sách trên giấy và điện tử trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính TP, nên đôi lúc không trùng khớp về số chứng thực.
Đồng thời, quy định lưu trữ, số hóa hồ sơ cũng chưa thống nhất tại các nghị định hướng dẫn liên quan. Có nghị định thì yêu cầu số hóa, lưu trữ, nghị định khác thì lại không yêu cầu.
Thêm vào đó, theo số liệu báo cáo trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính TP,HCM được tính là số lượt người yêu cầu, trong khi số liệu báo cáo theo yêu cầu của nghị định số 23/2015 thì được tính theo số lượng bản sao vào sổ chứng thực.
Từ những khó khăn và hạn chế được phân tích, UBND TP. HCM đã kiến nghị như trên.