Có thể thấy TP.HCM đang nỗ lực rất lớn trên hành trình "số hóa" nền hành chính và ngay bây giờ phải có sự tập trung cao để phát triển các dịch vụ công, giúp TP đặt mục tiêu chỉ số cải cách hành chính (PARI) vào top 15 trong năm 2024 (năm 2023 xếp hạng TP đạt 33/64 tỉnh thành).
Tập trung cao phát triển dịch vụ công trực tuyến
Tại địa phương, nhiều nơi xem công tác giải quyết thủ tục hành chính, đặc biệt là triển khai hướng dẫn nhân dân về các dịch vụ công trực tuyến như một "ngày hội". Chẳng hạn phường Hiệp Bình Chánh, phường đông dân nhất TP Thủ Đức, thời gian qua đã phát động ngày hội "Tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính ngay trong ngày".
Ngay ở cửa ra vào được bố trí bàn hướng dẫn người dân đăng ký và thực hiện dịch vụ công trực tuyến.
Chị Tâm Anh (ngụ phường Hiệp Bình Chánh) đến phường xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để làm thủ tục mua bán nhà đất. Thông thường trước đây phải viết và nộp giấy, chờ qua ngày mới có kết quả. Nhưng giờ đây chị được hướng dẫn tạo tài khoản dịch vụ công trên cổng thông tin điện tử quốc gia để thực hiện trực tuyến, nhận kết quả ngay trong ngày.
"Các thủ tục về sau mình chỉ cần ở nhà đăng ký trực tuyến là được", chị Tâm Anh nói.
Ông Thi Văn Ngọc Tuấn, phó chủ tịch UBND phường Hiệp Bình Chánh, nói việc đẩy mạnh các dịch vụ công trực tuyến như thế này giúp người dân giảm thời gian đi lại, cán bộ, công chức cũng có thể xử lý hồ sơ ngoài giờ hành chính, không bị quá tải công việc.
Theo lãnh đạo Sở Thông tin và Truyền thông TP.HCM, tính đến tháng 7-2024, chủ tịch UBND TP đã ban hành 7 quyết định phê duyệt danh mục 966 dịch vụ công trực tuyến, trong đó: 611 dịch vụ toàn trình, 355 dịch vụ công một phần.
Đã có 1.874 thủ tục hành chính được công khai trên hệ thống. Hệ thống này xử lý khoảng 10.000 hồ sơ/ngày, 100% thủ tục hành chính được UBND TP phê duyệt đã được thiết lập tiếp nhận và xử lý, 354 cơ quan, đơn vị tham gia với 10.000 tài khoản cán bộ công chức, hơn 200.000 tài khoản công dân.
Sở Thông tin và Truyền thông cũng phối hợp với các địa phương và các cơ quan liên quan triển khai cấp chữ ký số công cộng miễn phí cho người dân khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến. Đã triển khai cấp 1.594.644/5.889.162 chữ ký số (đạt 27% tỉ lệ người trưởng thành có chữ ký số).
Ngoài ra, TP đã triển khai nhiều ứng dụng để cung cấp dịch vụ công trực tuyến đến các tiện ích cung cấp thông tin cho người dân, doanh nghiệp như cổng dịch vụ công TP, hệ thống một cửa điện tử quản lý hồ sơ đất đai, cổng thông tin tiếp nhận và giải đáp thông tin (1022), cổng thông tin giao thông, giáo dục, thoát nước, quy hoạch; các ứng dụng tương tác trực tuyến giữa người dân và UBND các quận, huyện.
Số hóa văn bản, hồ sơ, nhận gửi qua môi trường điện tử
Ngay từ năm 2023, UBND TP là cơ quan đi đầu trong việc số hóa hồ sơ, văn bản và những công tác chỉ đạo, điều hành cũng dần được thực hiện trên nền tảng số.
Đến trụ sở UBND TP.HCM những ngày cuối tháng 8 này không còn hình ảnh những chồng hồ sơ, văn bản đầy ắp bàn làm việc của chuyên viên như trước đây.
Từ 1-8, hơn 70% lượng hồ sơ, văn bản giấy đã được tiếp nhận trên môi trường điện tử (trừ 4 loại hồ sơ bắt buộc vẫn nhận giấy).
Ông Phạm Phương Vinh - phòng hành chính tổ chức (UBND TP.HCM) - cho biết trước đây đầu mối văn bản giấy tới UBND TP thì bộ phận của phòng hành chính sẽ tiếp nhận, phân loại và trình cho lãnh đạo từng lĩnh vực. Sau đó, chuyên viên lấy về và chuyển đến các phòng xử lý, xử lý xong trình cho lãnh đạo duyệt, duyệt xong lại trình lên thường trực ủy ban.
Chưa kể trong giai đoạn đó có nhiều chỉnh sửa hoặc thất lạc văn bản do số lượng hồ sơ giấy quá nhiều phải di chuyển tới lui các phòng. Phức tạp hơn khi lãnh đạo UBND TP đi công tác nước ngoài, phải đợi lãnh đạo về hoặc người đó phải ký ủy quyền lại cho lãnh đạo còn lại xử lý các văn bản giấy.
"Trước đây với văn bản giấy, chuyên viên phải vào trụ sở và tương tác trong văn bản giấy mới làm được khiến lượng hồ sơ tồn khá lớn.
Hiện nay chuyên viên chỉ cần một laptop và chữ ký số được xác thực và ở bất kỳ vị trí nào cũng có thể xử lý được hồ sơ. Chuyên viên có thể theo dõi ai đã nhận hồ sơ, ai chưa xem hồ sơ, ai chưa xử lý... tất cả đều được quản lý qua hệ thống", ông Vinh nói.
Việc nhận gửi văn bản điện tử còn giúp tiết kiệm được kinh phí bởi trước đó với hồ sơ giấy việc gửi nhận thông qua đường bưu điện cơ quan nhà nước chi phí rất cao.
Thời gian tới trong khâu tiếp nhận văn bản, hồ sơ điện tử dự kiến sẽ mở rộng kết nối từ phần mềm một cửa liên thông gồm 136 thủ tục hành chính tích hợp vào hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại văn phòng UBND TP. Đồng thời sẽ mở rộng việc gửi nhận văn bản điện tử đến các tổng công ty và các công ty trực thuộc UBND TP.
Thông qua hệ thống này các tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp vào trang web của văn phòng UBND TP theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ của chính mình.
Việc gửi nhận văn bản điện tử góp phần hỗ trợ thay đổi tác phong làm việc từ nền hành chính dựa trên giấy tờ sang nền hành chính điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.
Ngoài "vật lực" thì cần hướng tới "nhân lực"
TS Nguyễn Thị Thiện Trí, Trường đại học Luật TP.HCM, chia sẻ để đạt được kết quả 100% số hóa vào năm 2025 như TP mong muốn thì cần nhiều hơn nữa về nguồn lực, trong đó nhân lực chuyên môn hành chính và chuyên môn kỹ thuật là quan trọng. Sự phối hợp cao độ, chặt chẽ giữa các ngành, các cấp, đơn vị. Đặc biệt phải gắn với mục tiêu nâng tỉ lệ sử dụng dịch vụ công của người dân dần dần, đẩy mạnh hơn công tác tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn, hỗ trợ sử dụng mô hình dịch vụ công trực tuyến, từ đó hình thành thói quen sử dụng dịch vụ trên môi trường số.
Trong khi đó, ông Nguyễn Quang Đồng - viện trưởng Viện Nghiên cứu chính sách và phát triển truyền thông - cho rằng định hướng chuyển dịch hệ thống hành chính công lên môi trường số của TP.HCM là hướng đi đúng nhằm khai thác sức mạnh của công nghệ để tạo đột phá về hiệu quả cung cấp dịch vụ hành chính công; hiệu quả quản trị đô thị và quản trị nội bộ. Trong những năm vừa rồi, TP đã tạo lập được các nền tảng tốt bước đầu cả về kỹ thuật và thể chế.
Trên nền tảng đó, ngay trong ngắn hạn, 1-2 năm tới TP.HCM sẽ tạo được đột phá trên 2 công việc cụ thể: thứ nhất, cung cấp tiện ích làm giấy tờ hành chính cho người dân ngay trên ứng dụng Công dân số TP.HCM.
Đồng thời, lãnh đạo TP hằng ngày mở điện thoại thông minh của mình sẽ có được báo cáo kết quả công việc chính cập nhật hằng giờ; hằng ngày công việc của công chức, sở ngành.
"Đã đến lúc người dân, doanh nghiệp ở TP cần được thụ hưởng kết quả trực tiếp từ đầu tư cho chuyển đổi số, thông qua những tiện ích nhỏ nhưng trực tiếp trong đời sống, công việc hằng ngày" - ông Đồng nói.