Thông thường, "I'm sorry" là đủ để nói xin lỗi, nhưng tùy hoàn cảnh chúng ta có thể dùng nhiều cách nhau.
Để tăng mức độ chân thành của lời xin lỗi, người bản địa thường thêm từ "terribly" hay "really", với ý nghĩa "vô cùng xin lỗi". Ví dụ: I'm (terribly/really) sorry – I've forgotten your book (Tôi rất xin lỗi/Tôi thực sự xin lỗi. Tôi đã quên quyển sách của bạn mất rồi).
"I beg your pardon" là lời xin lỗi có tính lịch sự và trang trọng cao, thường được dùng khi bạn vô tình va vào một người lạ hoặc không thân thiết: I beg your pardon – I didn't see you there (Tôi xin lỗi – Tôi không thấy bạn ở đó).
Ở môi trường làm việc chuyên nghiệp, ta dùng cấu trúc I must apologize for ..., tức "tôi xin lỗi vì...". Ví dụ: I must apologize for the noise from our meeting (Tôi phải xin lỗi vì tiếng ồn từ cuộc họp của chúng tôi).
Khi muốn nói chuyện với ai, mà người đó đang bận việc, chúng ta có thể nói "(I’m) sorry to disturb you". Ví dụ: Sorry to disturb you. Could you help me sign this paper? (Xin lỗi vì đã làm phiền anh. Anh có thể giúp tôi ký giấy tờ này được không?).
Khi để ai đó phải đợi, câu xin lỗi phù hợp là: (I'm) sorry to keep you waiting – I won't be long (Tôi xin lỗi vì để bạn phải đợi - Tôi sẽ không lâu đâu).
Còn nếu phải rời cuộc trò chuyện để đi đâu đó trong khoảng thời gian ngắn, ta nói: Excuse me, I won't be a minute (Xin lỗi, tôi sẽ không rời đi tới một phút đâu).
Tuy lời xin lỗi khác nhau tùy vào tình huống, các cách phản hồi thường có cùng ý nghĩa. Để nói "không sao đâu", những mẫu câu đơn giản nhất là:
- That's OK.
- That's all right.
- That's fine.
Để trấn an người xin lỗi, chúng ta cũng có thể nói:
- Don't worry (Đừng lo).
- Never mind (Đừng bận tâm nhé).
- I understand (Tôi hiểu mà).
Khánh Linh